新入社員が抱える課題は、主に以下の4点です。

• ビジネスマナーの課題
• コミュニケーションの課題
• 業務知識・社会常識の課題
• 業務管理の課題

新入社員としての心構えや振る舞い方を知るためには、抱える課題の理解が重要です。1つずつ解説します。

まず、新入社員はビジネスマナーの課題を抱える場合があります。ビジネスマナーとは、社会人が働くうえで必要となる基本的なマナーです。ビジネスマナーには、以下のものがあります。

• 身だしなみ・服装
• あいさつ・言葉遣い
• 名刺の渡し方
• 電話対応
• ビジネス文書の作成
• 職場内の人間関係や顧客とのコミュニケーションルール
• 接待時のマナー　など

身だしなみや服装・言葉遣いなどは、入社する前に本などで学ぶことも可能です。コミュニケーションルールなどは会社によって異なるため、入社後に学ぶと良いでしょう。

新入社員が抱える課題には、コミュニケーションもあります。例えば、以下のような状況です。

• 周囲に相談できず、悩みを抱え込んでしまう
• 上司とうまく話ができない
• 敬語に不慣れなため会話をするのがおっくうになる

新入社員は、仕事の相談に慣れていないため、気軽に相談できず1人で悩みを抱えやすい傾向にあります。また、学校生活では世代が異なる人と会話する機会が少なく、敬語にも不慣れかもしれません。そのためコミュニケーションがおっくうになり、上司や同僚とのコミュニケーションが少なくなる、という負のスパイラルに陥りやすいといえます。

新入社員は、業務知識・社会常識の課題を抱える場合もあります。業務知識は業務の経験を重ねて増えていくため、初めて業務を行う新入社員に知識がないのは当然です。

また、多くの新入社員は、経済情勢や社会情勢、政治情勢などの社会常識が身についていません。社会常識は自分の会社の業績やトピックに関連づけて理解する必要があるため、入社間もない新入社員にはハードルが高いでしょう。

新入社員には、業務管理の課題もあります。業務管理とは、担当業務に優先順位をつけてスケジュールを立てることです。新入社員は、業務の前後のつながりや業務の目的が見えにくいため、優先順位を上手くつけられない場合が多いでしょう。

新入社員としての5つの心構えは、以下のとおりです。

• 困ったときはすぐに相談する
• 失敗を過度に恐れる必要はない
• PDCAサイクルを回す
• 顧客意識、コスト意識、品質意識、安全意識
• 「5S（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）」

ひとつずつ詳しく解説します。

新入社員は、困ったときにはすぐに相談しましょう。上司や先輩は忙しいため、相談しにくいと感じるかもしれません。しかし、業務で給与を得る以上、悩みに時間を使うのではなく、「どのように問題を解決するか」と考えるべきです。

例えば、1人で1時間悩んでも解決できないことが、先輩に相談したら5分で解決する場合もあります。困ったときはひとりで悩まず、上司や先輩に相談しましょう。

新入社員は、失敗を過度に恐れる必要はありません。失敗を恐れるより、失敗した後に「なぜ失敗したのか」を振り返り、同じ失敗を繰り返さない意識が重要です。失敗を恐れすぎずに行動すると業務を任されるチャンスが増え、自己成長にもつながるでしょう。

PDCAやOODAのサイクルを回すことも、新入社員に必要な心構えです。PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、 Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取ったマネジメントサイクルの1つです。P→D→C→A→P…と繰り返し、継続的に業務を改善していきます。OODA とは、Observe（観察）、Orient（状況判断、方向づけ）、Decide（意思決定）、Act （行動）の頭文字をとったもので、目標を達成するための要素を 4 つの段階に分け、成功に導く手法です。2020年頃からPDCAに代わる手法として、OODAも注目されています。

PDCAやOODAのサイクルをうまく使い分けて回していくことで、できなかったことが少しずつできるようになったり、目標達成に向けたビジョンが見えやすくなったりするでしょう。

新入社員は、顧客意識やコスト意識、品質意識、安全意識を持つようにしましょう。それぞれの考え方は以下のとおりです。

会社の利益や社員の安全などにつながるため、意識しておきましょう。

新入社員には、「5S（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）」の心構えも必要です。「5S」とは以下のように定義されています。

「5S」の心構えを持つと、業務の効率化や生産性の向上につながります。

新入社員が気を付けることは、主に以下の9点です。

• あいさつを忘れない
• 時間を厳守する
• 身だしなみを整える
• 言葉遣いを意識する
• とにかくメモを取る
• 報連相を心掛ける
• 整理整頓を心掛ける
• 電話対応に慣れる
• 指示待ち人間にならない

1つずつ解説します。

あいさつはビジネスの基本です。出社・退社時のあいさつ、助けてもらったときのお礼などを忘れないようにしましょう。業務知識やビジネスマナーが未熟でも、あいさつはできるはずです。特に新入社員は周りからのフォローが必須のため、あいさつをしないと印象が悪くなり、協力を得にくくなります。

新入社員は、時間を厳守しましょう。遅刻は貴重な時間を相手から奪う行為です。新入社員は、先輩や上司に質問や相談をする機会が多く、ほかの社員から時間をもらっています。毎朝、1日のスケジュールを確認し、打ち合わせなどに遅れないよう注意しましょう。

新入社員は、身だしなみにも気を付ける必要があります。新入社員は印象が重要です。身だしなみが整っていないと、だらしないイメージを持たれ、業務を真面目に行っていても悪い印象を与える場合があります。先輩社員の姿を参考にして、清潔感のある身だしなみを心掛けましょう。

新入社員は、言葉遣いへの意識も重要です。丁寧な言葉遣いは好印象につながり、仕事でも高評価を得やすくなります。敬語をスムーズに話せるようになるには、慣れも必要です。特に、仲間内での言葉や話し方を仕事で使わないように注意しましょう。

新入社員は、とにかくメモを取る意識も重要です。新入社員は質問の機会が多く、同じ質問を何度もすると先輩社員の時間を奪ってしまいます。メモを取ると、後で見返せるため同じ質問をする必要がなく、思考の整理にもなります。

ほかにも、業務知識の積み上げや業務の抜け漏れの防止などメリットは多いため、新入社員はとにかくメモを取る意識をしましょう。

新入社員は、報連相を心掛ける必要があります。報連相とは「報告」「連絡」「相談」です。それぞれの意味は以下のとおりです。

報連相をすると、先輩や上司が新入社員の状況を把握でき、フォローしやすくなります。

「5S」の心構えにもあるように、新入社員は、整理整頓を意識することも重要です。業務をスムーズに進めるためには、使用したい書類やファイルがすぐ出せる状態になっている必要があります。整理整頓ができていないと、業務の抜け漏れや書類の紛失などにもつながります。デスクやパソコンのフォルダは常に整理整頓を心掛けましょう。

新入社員は、電話対応に慣れる必要があります。電話対応をスムーズにできるようになるためには、多くの電話対応をこなし、対応のパターンを習得するのが近道です。慣れるまでは電話対応が怖いかもしれませんが、積極的に電話に出るようにしましょう。

新入社員は、指示待ち人間にならないよう気を付けるべきです。先輩に指示された業務を行うときでも、指示された内容だけを行うのではなく、ほかに自分にできる仕事がないかを考える癖をつけましょう。指示を待たずに考えるのが癖になると、任される業務が増えて、周りからの信頼や自己成長にもつながるでしょう。

ここまで新入社員が意識するポイントを見てきましたが、ここからは新入社員を指導する上司や先輩の目線で考えてみましょう。

新入社員の育成を成功させるポイントは、主に以下の4点です。

• 新入社員の特性を理解して対応する
• 心理的安全性を与える
• 双方向のコミュニケーションの機会を意識的に増やす
• 仕事の目的・背景やキャリア自律の重要性を伝える

1つずつ具体的に解説します。

新入社員の育成には、1人ひとりの特性を理解した対応がポイントです。新入社員の性格や得意・不得意はそれぞれ異なります。また、近年の新入社員は、「受け身の姿勢」「承認欲求が強い」「明確な答えを求める」などの傾向があります。新入社員の特性や価値観を理解して、新入社員の育成を行いましょう。

新入社員の育成では、心理的安全性を与えることもポイントです。心理的安全性とは、組織の誰に対しても安心して自分の考えや気持ちを発言できる状態を指します。新入社員は、初めての環境でストレスを多く抱えているため、新入社員の視点に立った声がけを行うなど、心理的安全性を与えて不安を和らげましょう。

双方向のコミュニケーションの機会を増やす意識も、新入社員の育成のポイントです。新入社員は、先輩や上司に話しかけにくいと感じる場面が多く、新入社員からのコミュニケーションを待つだけでは交流の機会が増えません。定期的に1対1のミーティングを行うなど、新入社員が発言できる機会を意識的に設ける必要があります。

新入社員の育成では、仕事の目的や背景、キャリア自律の重要性を伝えることもポイントです。仕事の目的や背景を伝えると仕事の意義が理解でき、やりがいにつながります。

「キャリア自律」とは、自らの意思で、自身のキャリアを主体的に描くことを意味します。新入社員が主体的に業務を行うためには、受け身の姿勢ではなく、自分で考えてキャリアを切り開く意識が重要です。

会社に入社すると、出張などでまとめて会計をするシーンが多くなります。新入社員が会計を任される場面も少なくありません。会計の場面で慌てないよう、クレジットカードを用意しておくと良いでしょう。

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※この記事は2024年3月時点の情報をもとに作成しております。