名刺交換にはマナーがあり、渡し方や受け取り方、受け取ったあとの取り扱い方法などが決められています。ビジネスにおける初対面での名刺交換では、そうしたマナーをお互いに知っていることで、スムーズなスタートを切ることができるのです。最初のうちは、名刺交換の細かいルールを難しいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかしマナーを知っていれば、コミュニケーションが円滑になり、好印象を与えることもできます。基本的なスキルとしてマスターしておくべきでしょう。

まずは名刺についての基本的な知識を確認しておきます。名刺は一般的に、紙でできたカードです。日本では91mm×55mmのサイズが、よく利用されています。なお、クレジットカードのサイズは国際規格で85.60mm×53.98mmと定められているため、名刺の方が一回り大きいです。名刺には、その人の名前や勤務先などの情報などが記載されています。そのほか企業ロゴやWebサイトのURL、顔写真などが印刷されていることもあります。

なぜ、名刺交換は重要なのでしょうか。名刺交換の意義を知っておくと、そのマナーの重要性も理解できるかもしれません。まず、名刺交換はビジネスの場であいさつの一部としての機能を持っているとされています。初対面では通常のあいさつも行いますが、名刺交換もその一部です。名刺には基本的な情報以外のアピールポイントが記載されていることもあり、その話題からお互いに打ち解けていくこともあるでしょう。

名刺が持つ重要な機能のひとつとして、人脈作りの構築があります。名刺を交換すれば、お互いの連絡先を知ることになり、たとえ仕事上の関係は、1度限りの対面だけになることや、ひとつのプロジェクトだけで終わることになったとしても、お互いの連絡先を知っていることで、次の仕事につなげることができるかもしれません。名刺交換をすることで、その人のことを思い出したり、また自分のことを思い出してもらえたりする可能性も高まります。

初対面でお互いを知ったり、コミュニケーションのスタートに役立ったり、その後の人脈形成にもつながったり。名刺交換はビジネスにおける人間関係作りで、役に立つものといえるでしょう。この名刺交換をスムーズに実施するためにあるのが、マナーやルールです。名刺はただ持っているだけでは、役に立ちません。相手に渡し、また相手から受け取ることで効果を発揮するのです。社会人のスタート、仕事のスタートにあたって名刺を作ったら、ぜひ名刺交換のマナーも学んでおきましょう。

それでは名刺交換の具体的なマナーを見ていきましょう。まず知っておきたいのが名刺交換のタイミングです。例えば会議室で相手と会うというケースでは、部屋に入り、最初のあいさつを交わした後に行います。タイミングを逃さないためには、名刺をいつでも出せるように準備しておくのが良いでしょう。

どちらが先に名刺を渡すかという点については、訪問した側、あるいは目下の立場にある側から行います。逆になってしまった場合は「頂戴します」と受け取り、それから「申し遅れました」と一言添えて渡します。これが、受け取ったあとに渡す場合のマナーです。

では、自分が受け取る場合はどうすれば良いのでしょうか。名刺は両手で受け取るのが基本とされています。2人以上で同時に受け渡しするというケースでは片手になってしまいますが、それ以外では両手で受け取りましょう。名刺を受け取ったあと、キープする位置も重要です。胸の高さに保ち、それより下がらないようにします。さらに気を配りたいのが、指で名刺をつかむ場所です。指で相手の名前や会社のロゴを隠してしまわないように注意が必要となります。受け取ったら名前の確認などをしましょう。

そして渡す場合ですが、基本的に名刺の受け渡しは立って行います。また会議室などで机やテーブルを挟んでいる場合には、相手の横に移動して渡します。机越しに渡すということはしません。次は持ち方について。名刺は名刺入れに乗せて、両手で持ちましょう。この場合にも、文字に指がかかってしまわないよう気を付けるのが良いでしょう。相手が読みやすい向きに正して名刺を差し出したら、名刺に書いてある会社名や所属、フルネームを名乗ります。

名刺交換は常に2人だけの場で行われるとは限りません。自分たちも相手側も、複数人の場合はどうすれば良いでしょうか。例えばお互いに上司と部下、2人ずついるという場合を考えてみます。この場合、最初に交換するのは、上司同士です。お互いの上司と上司が交換したら、次は部下同士の交換。さらにお互いの上司と部下、という組み合わせで名刺交換を進めていきます。複数人で名刺交換する場合は、必要な枚数を名刺入れから出して、名刺入れの上に乗せておくと動作がスムーズになるでしょう。

名刺交換は最初のあいさつです。交換が済んだら、そこから本題に入ります。ビジネスであれば、そこから商談が始まります。しかし名刺交換のマナーは、まだ続きがあります。受け取った名刺は、その後どうするのかということです。

これから対話が始まるという時、受け取った名刺をすぐにしまうということはしません。席に着いたらテーブルや机の上、自分から見て左側に置くようにしましょう。その際気を付けたいのは、相手の名刺を自分の名刺入れの上に置くということ。相手の名刺を丁寧に扱うという、心遣いを表すことができます。

1対1の交換ではこれで良いのですが、名刺を複数枚受け取ることもあります。この場合、まとめて重ねておくようなことはしません。もっともシンプルなのは、座席の並びと同じように名刺も並べるという方法です。相手の位置と名刺が一致するため、初対面で複数人がいる場合でも相手の名前を間違えずに済むでしょう。

複数枚ある場合は、どれも名刺入れの上には置かず、すべてテーブルや机の上に直接置き、1枚だけ特別に扱うということはしません。自分の名刺入れは邪魔にならない場所に置いておきましょう。

最後に少し難しいのが、受け取った名刺をしまうタイミングです。机に置いた、または並べた名刺はいつしまえば良いのでしょうか。話の途中で片づけてしまうのは、あまり良い印象を与えないでしょう。早く話を終わらせたいのではないかなどと悪い意味に取られてしまう可能性もあります。

机の上に資料を広げなければならないのであれば、名刺を片づけることについて一言おわびを添えるなどの気遣いが必要です。話が終わったあとでも、できれば相手よりも遅いタイミングでしまうのがより丁寧な動きとなります。

名刺交換のマナーでは、渡し方から受け取り方、受け取ったあとの扱い方まで細かくルールが決められています。こうした手順を覚えるのも重要ですが、やってはいけないこと、NGとなるポイントも押さえておきましょう。どのようなことが相手に対して失礼な行動となるのか。これを知っておくだけでも役に立つでしょう。

まず名刺に関して注意しておきたいのは、名刺は必ず名刺入れから出す、という点です。上着やズボンのポケットに手を入れて、そこから直接名刺を取り出すというのはマナーとしてNGです。まずは名刺入れを取り出して、そこから名刺を出す。これが正しい手順とされています。

もし名刺入れに入れずに、直接ポケットに入れていたらどうなるでしょうか。折れたりしわができたり、汚れたりしてしまうこともあるでしょう。名刺を良い状態に保つこと、丁寧な動作を行うことには、そうした意味もあると思われます。

また名刺交換で致命的となるのは、名刺を切らしてしまうということです。名刺を渡せないので、お詫びして口頭で所属や名前を伝えます。常にストックを確認しておくこと、出かける場合は忘れてはいけないものとしてチェックすることが大切です。

あとは受け取った名刺の扱い方です。テーブルの上に並べるのは良いのですが、名刺の上に物を置くようなことがあってはいけません。帰り際に、置いた名刺をそのままにして忘れてしまうこともないように、注意しましょう。

受け取った名刺を保管・管理する方法は、アナログ・デジタルとさまざまなパターンがあります。使いやすさには一長一短があるため、自分にあった方法を選ぶのが良いでしょう。

まずはファイルによる管理。受け取った名刺を順にファイルに入れていきます。場所を入れ替えるのが難しいため、時系列で管理することになるでしょう。それぞれの名刺に情報をメモとして添えたい場合は、名刺をノートに貼り付けて管理することもできます。名刺をテープで貼り、その周りに情報を書き込むという方法です。

名刺を頻繁に出し入れするという場合は、ボックスで管理するのも良いでしょう。いくつかのカテゴリのボックスを用意しておけば、どこにどのような名刺が入っているかわかります。そのほか見た目がスマートで使ってみたくなるのが「回転式名刺ホルダー」。机の上に置いてグルグル回転させながら、必要な名刺を探せるというものです。

最近ではデジタル化した手段で、名刺を管理することも多くなっています。名刺を撮影してデジタル画像にしたり、スキャナーで取り込んだりするものです。文字データとして入力すると、検索がより便利になるでしょう。場所も取らず、スマートフォンひとつで持ち運び可能となります。ただしデータの流出には注意が必要です。