相手に失礼のないように進捗状況を確認する方法は?メールの例文を用いて解説

リリース日:2023/06/02 更新日:2023/06/02

ビジネスをしていくうえでは、タスクやプロジェクトの進捗状況を確認する機会がたびたびあります。そのような状況では、相手に失礼のないように進捗状況を確認することが大切です。メールマナーや注意点を押さえなければ、相手に失礼な確認をしてしまう可能性があります。ここでは、進捗状況の確認方法を例文で解説します。

  1. 進捗状況とは
  2. 進捗状況を確認する際の注意点は
  3. 進捗状況を確認する際のメールマナーは?
  4. 進捗状況を確認する際のメールの例文
  5. 進捗状況の報告メールの例文

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進捗状況とは

進捗状況とは

進捗状況とは、ビジネスにおいては業務の進み具合のことです。ビジネスは1人ですべて行うことは少なく、複数人で1つのタスクやプロジェクトに着手するため、携わるメンバー単位での進捗状況の確認は欠かせません。

進捗状況を確認する際の注意点は

進捗状況を確認する際の注意点は

進捗状況の確認には、いくつかの注意点があります。ここでは、進捗状況を確認する際の注意点について、以下の3つを解説します。

 

  1. 確認作業であることを忘れず配慮を持って対応すること
  2. 余裕を持ったタイミングで確認すること
  3. 何度もメールをしないこと

(1)確認作業であることを忘れず配慮を持って対応すること

進捗状況の確認はプロジェクト管理の手続きです。聞かれた相手が「せかされた」「仕事の進み具合を疑われた」などと感じないよう、確認のための作業として丁寧に接しましょう。相手が社外の人であれ社内の人であれ、対応を間違うと今後の関係にも支障をきたす可能性があります。相手との良好な関係を長く続けるためにも、相手への配慮を忘れてはいけません。

(2)余裕を持ったタイミングで確認すること

進捗状況の確認は、余裕を持ったタイミングで確認することが効果的です。業務の納期直前に確認をして進捗状況の遅れがわかっても、間に合わない場合もあり得ます。余裕を持ったタイミングで進捗状況を確認し、早めに把握しましょう。

(3)何度もメールをしないこと

相手から返事がなかった場合でも、何度もメールを送るのは控えましょう。度重なるメールは、せかしている印象を相手に与えてしまいます。早急に返事が欲しい場合は、電話などで直接連絡を取るようにしましょう。

進捗状況を確認する際のメールマナーは?

進捗状況を確認する際のメールマナーは?

進捗状況を確認する際には、最低限のメールマナーを守り、メールを送付するようにしましょう。ここからは、進捗状況を確認する際のメールマナーについて、以下の3つを解説します。

 

  1. 丁寧さを心がけること
  2. 内容は簡潔にまとめること
  3. 期限をわかりやすく伝えること

(1)丁寧さを心がけること

期限が来ていないうちに進捗状況を確認すると、相手は自分が信用されていないと思うことがあります。進捗状況を確認するときは、高圧的な内容にならないよう注意しましょう。

(2)内容は簡潔にまとめること

メールを送る目的は、相手が抱える業務の進捗状況の確認です。そのため、不要な文章は避け、簡潔にまとめて確認するようにしましょう。「どの業務のどの状況を確認したいのか」をまとめておけば、相手にもわかりやすく、返事がしやすくなります。返事の早さにも影響するでしょう。

(3)期限をわかりやすく伝えること

進捗状況の確認メールに対して返事が欲しい場合は、その旨を書くようにしましょう。返事の期限を相手に伝えておくことも、スムーズに仕事を進めるうえで欠かせないことです。期限がはっきりとしないメールの対応は後回しになりがちです。メール本文に必ず期限をわかりやすく記載するようにしましょう。

進捗状況を確認する際のメールの例文

進捗状況を確認する際のメールの例文

業務の進捗状況を確認する際には、相手に失礼のない内容を心がける必要があります。ここでは、以下の3つの場面で社外の相手に進捗状況を確認するメールの例文を紹介します。

 

  1. 単に進捗状況を確認する場合
  2. 以前に進捗状況の確認メールを送ったが返事がない場合
  3. タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

(1)単に進捗状況を確認する場合

進捗状況を確認する際は、「どの業務のどの状況を確認したいのか」を明確に記載しましょう。特に、複数のタスクやプロジェクトを依頼していれば、その配慮は必須です。単に進捗状況を確認する場合、以下の例文を参考にしましょう。

件名
【ご確認】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社〇〇(相手の会社名※正式名で書く)
〇〇部(部署名) 〇〇様(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇(自社名)の〇〇(自分の名前)でございます。

標記の件でございますが、◯◯(業務名)の進捗状況はいかがでしょうか。
期限がX月X日でございますので、確認のため、ご連絡させていただきました。

お忙しいところ恐縮ではございますが、ご教示いただければ幸いです。
もし、行き違っておりましたら、大変申し訳ございません。

◯◯(業務名)を進めるに当たり、ご不明点などございましたら、ご連絡いただければと存じます。

何とぞ、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇(自社名)
〇〇(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

(2)以前に進捗状況の確認メールを送ったが返事がない場合

進捗状況確認のメールに返事がない場合でも、強く催促をしないよう注意が必要です。あくまでも相手に配慮し、以下の例文を参考にメールを送りましょう。以前に送信した確認メールに返信するかたちで、メールの下部に履歴を示すと経緯がわかりやすくなります。

件名
【ご確認】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社◯◯(相手の会社名)
◯◯部(部署名) ◯◯さま(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯(自社名)の◯◯(自分の名前)でございます。

標記の件、X月X日に◯◯(業務名)について、進捗状況確認のメールを送付させていただきました。
まだ、お返事をいただけておりませんでしたので、改めてご連絡させていただきました。

お忙しいところ恐縮ではございますが、ご教示いただければ幸いです。
もし、行き違っておりましたら、大変申し訳ございません。
また、X月X日のメールが届いていない場合については、再送させていただきますので、お申し付けいただければと存じます。

誠に勝手ではございますが、X月X日までにお返事をいただければ幸いです。
何とぞ、よろしくお願いいたします。

株式会社◯◯(自社名)
◯◯(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

(3)タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

タスクやプロジェクトの納期を過ぎても連絡がない場合、メールだけでなく電話などで確認することも必要です。このような場合は、相手の状況を確認したうえで代替案を検討することも視野に入れましょう。

件名
【ご確認】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社◯◯(相手の会社名)
◯◯部(部署名) ◯◯さま(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯(自社名)の◯◯(自分の名前)でございます。

標記の件でございますが、◯◯(業務名)の進捗状況はいかがでしょうか。
X月X日が納期でしたが、納品を確認できておりませんでしたのでご連絡をさせていただきました。

今後の対応について、弊社内で検討させていただきたい次第ですので、お忙しいところ恐縮ではございますが、至急お返事をいただければと存じます。
 
もし、行き違っておりましたら、大変申し訳ございません。
何とぞ、よろしくお願いいたします。

株式会社◯◯(自社名)
◯◯(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

進捗状況の報告メールの例文

進捗状況の報告メールの例文

進捗状況の報告は、簡潔でわかりやすくすることが重要です。ここからは、以下の3つの場面で進捗状況を報告するメールの例文を紹介します。件名については、「Re:【ご確認】◯◯(業務名)の進捗状況について」のように先方からの進捗状況の確認メールにそのまま返信するか、ここから紹介する例文を参考にしてください。

 

  1. 単に進捗状況を報告する場合
  2. 以前に進捗状況の確認メールを受けたが返事していなかった場合
  3. タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

(1)単に進捗状況を報告する場合

相手に進捗状況を伝える際は、「どの業務に対するどの状況か」を明確にメールにまとめましょう。単に進捗状況を報告する場合は、以下の例文を参考にしましょう。

件名
【ご報告】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社◯◯(相手の会社名)
◯◯部(部署名) ◯◯さま(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯(自社名)の◯◯(自分の名前)でございます。

標記の件でございますが、◯◯(業務名)の進捗状況についてご報告いたします。
以下に進捗状況をまとめておりますので、ご確認いただけますと幸いです。

▼◯◯(業務名)の進捗状況
現在の状況
全体の中のX%を完了しています。具体的な完了事項は以下のとおりです。
・(具体的なタスク名)
・(具体的なタスク名)

今後の対応
残りの(具体的なタスク名)の対応を進め、X月X日に◯◯(業務名)を完了予定です。

備考(問題点や対策を記載)
・〜〜〜
・〜〜〜

それでは引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社◯◯(自社名)
◯◯(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

(2)以前に進捗状況の確認メールを受けたが返事していなかった場合

ほかの業務も行っていると、確認メールに返事をし忘れることがあるかもしれません。そのような場合は、まずはおわびの言葉を記載し、その後現在の状況を報告しましょう。以下の例文を参考にしてみてください。

件名
【ご報告】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社◯◯(相手の会社名)
◯◯部(部署名) ◯◯さま(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯(自社名)の◯◯(自分の名前)でございます。

◯◯(業務名)の進捗状況について、ご返信ができておらず大変申し訳ございません。
いただいた内容については現在社内確認しており、X月X日には完了し納品させていただける見込みとなります。

もし上記の期日よりも早く対応が必要な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんが、何とぞよろしくお願いいたします。

株式会社◯◯(自社名)
◯◯(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

(3)タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合

タスクやプロジェクトの納期が過ぎている場合は、早急に事後対応を相談する必要があります。遅れている理由やいつまでに対応できるかなどを明確にまとめ、メールだけでなく電話などで連絡を取りましょう。

件名
【ご報告】◯◯(業務名)の進捗状況について
本文
株式会社◯◯(相手の会社名)
◯◯部(部署名) ◯◯さま(相手の名前)
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯(自社名)の◯◯(自分の名前)でございます。

標記の件でございますが、X月X日までに納品予定であった◯◯(業務名)について、ご対応が遅れておりまして、大変申し訳ございません。

早急に対応いたしまして、X月X日までに納品させていただきます。
以下に現在の進捗状況をまとめておりますので、ご確認お願いいたします。

▼◯◯(業務名)の進捗状況
遅れている原因
◯◯(業務名)を遂行するに当たり、〜〜の問題に直面しておりました。
上記問題の解消にX日の期間を要しており、全体のスケジュールに遅れが生じた次第でございます。

現在の状況
全体の中のX%を完了しています。具体的な完了事項は以下のとおりです。
・(具体的なタスク名)
・(具体的なタスク名)

今後の対応
残りの(具体的なタスク名)の対応を進め、X月X日に◯◯(業務名)を完了予定です。
今後の進行についてはご進捗を共有するとともに、期日に間に合わない場合がありましたら事前にご連絡いたします。

備考(問題点や対策を記載)
・〜〜〜
・〜〜〜

この度の不手際、厚くお詫び申し上げます。何とぞご容赦ください。

株式会社◯◯(自社名)
◯◯(自分の名前)
東京都〇〇区〇〇 X番X号(自分の勤務先住所)
Email:〇〇@〇〇.com(自分のメールアドレス)

進捗状況の確認は、ビジネスを進めるうえで必要なことです。この記事でまとめたような注意点やマナーを押さえ、また例文を活用し、対応していきましょう。

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※この記事は2023年5月時点の情報をもとに作成しております。

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このテーマに関する気になるポイント!

  • 進捗状況を確認する目的は?

    複数人が関わるプロジェクトをスケジュールどおりに完了させるためです。

  • 進捗状況を確認するうえで最も大切なことは?

    ビジネスは人と人とがつながることで進められるため、相手への配慮が大切です。

  • 進捗状況を報告するうえで最も大切なことは?

    「相手に対して何を伝えたいか」を明確にすることが大切です。

結井杏祐
この記事を書いた人
ファイナンシャル・プランナー
結井杏祐

※本著者は楽天カード株式会社の委託を受け、本コンテンツを作成しております。

「ゆいあん」が愛称のライター&ファイナンシャルプランナー(FP)です。保険会社に5年間勤め、営業経験はもちろんのこと、営業教育や保険金支払いの業務にも携わりました。今はライターのかたわら、FP業として金融系メディアの監修も行っています。「みんなのマネ活」では、みなさんの”リアルな悩み”を解決するようなわかりやすい記事を書いていきます!

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