書類をホッチキスでまとめる場合、留める位置は横書きの書類なら「左上」、縦書きの書類なら「右上」、縦書きと横書きが混在している書類であれば「左上」が一般的です。

では、それぞれの留め方がどのようなものか、詳しく見ていきましょう。

横書きの書類やレポート用紙は、左上から読み始めて右下がそのページの最後となることが多いため、基本的に書類の左上をホッチキスで留めます。

左上にホッチキスを留めてあると、次のページをめくりやすくなります。横書きの本の背表紙が左側にくるのと同じ原理です。「読みやすさ」を考えると自然な留め位置といえるでしょう。

縦書き書類のホッチキスを留める位置は、書類の「右上」が基本です。縦書き書類は、右上から読み始めて左下が最後になるため、次のページをめくりやすくなります。縦書きの本の背表紙が右側にあるのと同じ原理です。

書類やレポートにホッチキスを留める際は、留める位置以外にも気を付けることがあります。ホッチキスの正しい角度やビジネスシーンでのマナーなどについて確認しておきましょう。

ホッチキスを留める角度は「斜め45度」が基本です。横書きの場合は「／」、縦書きの場合は「＼」のように留めましょう。留める位置はA4サイズの用紙の場合、角から2cm〜2.5cmくらいのところを目安にしましょう。

ホッチキスを横向き「―」や縦向き「｜」で留めると書類がスムーズにめくれないうえ、ホッチキスを留めたところがかさばって書類をまとめにくくなってしまいます。

最近では、針なしホッチキスを使うケースも出てきました。針でケガをするリスクもなく、針を補充する必要がないため環境にも優しく便利なものです。

しかし、枚数によっては留められない場合があるだけでなく、針で留めるホッチキスと比べて強度が弱いという注意点があります。ホッチキスがはずれて書類がばらばらになると、時間のロスとなってしまいます。そのため、針なしホッチキスを使いたい場合は、枚数を確認してから使うと良いでしょう。

ここからは、ホッチキスを留める目的別に、留め方の解説をしていきます。書類によっては、枚数が多かったり冊子や中とじにしたりする場合もあるので、ケース別に適した留め方を確認していきましょう。

書類の枚数が多い場合、ホッチキスの1点留めでははずれやすく安定しないことがあります。枚数が多い場合は、2点留めをしたほうが安定し扱いやすくなるでしょう。

2点留めをする際も、読みやすさやめくりやすさを考えて、書類の左側にするか上側にするかを決めましょう。

なお、書類を使うシーンに合わせて左側か上側かを決めることもあります。例えば、狭い会議室で隣の人との距離があまり取れない場合などは、左側よりも上側にめくれたほうが良いでしょう。

「中とじ」とは、書類を重ねて中心を二つ折りし、折った部分をホッチキスで留める方法です。比較的枚数の少ない小冊子などを作る際に使われる製本方法です。きれいに仕上げるためには、ちょうど真ん中で折ることがポイントです。

中とじにする場合は、一般的な形で180度広がるホッチキスを使います。まず、ホッチキスの針が出ているほうを上向きにして、背表紙面から針と書類上の二つ折りにした線を合わせましょう。そのまま書類を強く押すと針が刺さるので、書類を裏返して飛び出している針をペンチなどで畳み込みます。

ちょうど真ん中にホッチキスを留めるのが難しい場合は、中とじ専用の大型のホッチキスや、針の位置が90度回転する中とじに対応したホッチキスを利用すると良いでしょう。

学生が授業で提出するレポートもホッチキスで留める場合があります。ビジネスパーソン同様、学生もホッチキスを留める位置で悩む人もいるでしょう。

学生のレポートも、基本的にはビジネスにおけるマナーややり方と同じで、横書きは左上に、縦書きは右上に一点留めをします。留める角度は45度で、厚みがある場合は2点留めも可能です。

また、学校や教授などに提出するレポートは、強度などの問題もあるため針なしのホッチキスは避けたほうが良いでしょう。

なお、大学や研究室によってはホッチキスの位置のルールが決められていることもあるため、提出前に確認することをおすすめします。

書類にホッチキスを留める位置は、縦書き・横書きによって一般的なルールがあります。基本的には、文章が読みやすいように、そしてページをめくりやすいように位置を決めることが大切です。

しかし、社内や部署内、提出先から留め方やファイリング方法が指定されている場合もあるので、事前に確認することをおすすめします。