名刺交換には2つの役割があります。それぞれ次のようなものです。

ビジネスにおける名刺交換の役割のひとつは「あいさつ」です。商談相手と初めて会う際は、お互いのことを知るために、名刺交換であいさつを行います。あいさつの中でお互いのことを知ることができれば、話題も広がり、今後の商談にもつなげられるでしょう。

また、名刺交換は「自己PR」としての役割も担っています。名刺には、会社名や名前以外にも、経営理念や個人の資格・スキルなども記載でき、渡す相手に会社の将来像や自分の人物像を伝えられます。名刺交換を上手に活用できれば、効果的に相手に自己PRを行えるでしょう。

名刺交換は、正しく行わないと取引先に悪い印象を与えかねません。ここでは、名刺交換の手順について解説します。名刺交換は、次の5つの手順で行われます。

1. 名刺を取り出す
2. 名刺を渡す
3. 名刺を受け取る
4. 名刺を置く
5. 名刺をしまう

それぞれの段階で意識すべきポイントがあるので、一つひとつ確認しましょう。

まず、名刺交換を行うために、名刺を取り出して名刺入れの上に用意します。その際、スムーズに名刺を取り出すためには、事前の準備が必要です。具体的には、次の3点を意識します。

• 名刺を切らしていないか
• 名刺入れの中は整理されているか
• 名刺入れは内ポケットなど、取り出しやすい場所にあるか

 名刺を交換することがわかっている場合は、これらのポイントを確認しておきましょう。

自分の名刺を渡す際は、名刺の向きと持ち方に注意しましょう。名刺の向きは、相手が名刺を読める向きにします。その際、名刺は両手で持ち、相手の名刺よりも低い位置に構えて、会社名や部署名、名前を名乗ってから渡すようにしましょう。名刺を渡す際のポイントは、次の3点です。

• 姿勢が悪くないか
• 名乗る際に明るくハキハキしているか
• 相手が名刺を受け取りやすい位置に差し出しているか

名刺を渡すタイミングが相手の印象を大きく左右します。これらのポイントを心がけましょう。

名刺を受け取る際には、両手で受け取りましょう。名刺交換が相手と同時に行われる場合は、右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取ります。自分の名刺を渡したら、右手は相手の名刺に添えましょう。また、「名刺を頂戴します」などの言葉も忘れないようにしましょう。ここで意識すべきポイントは、次の2点です。

• 両手で受け取っているか
• 黙って受け取っていないか

名刺の受け取りも、名刺交換の大切な手順のひとつです。失礼のないように、名刺を受け取るようにしましょう。

受け取った名刺は、すぐに名刺入れにしまってはいけません。商談が始まってしばらくの間は、受け取った名刺を机の上の名刺入れに乗せておきます。名刺の置き方にもルールがあり、次の2点を意識します。

• 自分の左側に置いているか
• 相手が複数いる場合、席順と同じ並びになっているか

ただし、資料を机の上に広げる場合や話が長時間になるような場合は、必ずしも名刺を机の上に置いたままにしておく必要はありません。相手との状況に応じ、臨機応変に対応しましょう。

名刺をしまう際は、丁寧に名刺入れにしまいます。名刺をしまうタイミングであっても、相手から見られていることを忘れてはいけません。もし、雑に扱うようなことがあれば、それだけで悪い印象を持たれてしまいます。

名刺交換の相手が複数いる場合は、名刺交換する順番に注意しましょう。ここでは基本的な名刺交換の考え方について解説します。

基本的には、訪ねる側から名刺交換を求めます。例えば、自分の会社の人間が相手の会社を訪ねる場合は、自分の会社側から名刺交換するようにしましょう。

ただ、名刺交換が「あいさつ」であることは忘れてはいけません。相手の会社側から名刺交換がないからといって、待たないようにしましょう。この場合は、例えば「名刺を交換してもよろしいでしょうか」のような丁寧な言葉遣いで名刺交換を切り出すことが効果的です。

複数人数で訪問した場合は、役職が上の人から名刺交換を行います。例えば、上司と部下が訪ねたとすると、訪問した会社の上司から名刺交換することになります。

一方、単独で訪問して先方が複数の場合、最初に名刺交換する相手は先方の上司です。例えば、訪ねる際に相手の会社側の担当者とその上司がいたとすると、まず上司と名刺交換を行います。

訪問する側もされる側も複数いる場合の名刺交換は複雑になり、注意が必要です。仮に、訪ねる側と訪問先に2名ずついるとすると、次の順番で名刺交換を行います。

1. 最初に上司同士で名刺交換
2. 次に、訪ねる側の下位役職の人が訪問先の上司と名刺交換
3. 次に、訪ねる側の上司が訪問先の下位役職の人と名刺交換
4. 最後に、下位役職間で名刺交換

この順番は、名刺交換の中でも複雑であるため、とくに注意するようにしましょう。

名刺交換の基本的な考え方は、役職が上の人から行うということです。ただ、役職の序列を理解しておかなければ、相手の会社側に役職のある人が複数人いた場合に困ることでしょう。ここでは、役職の序列について、確認します。

会社の役職は、法律や制度などでルール付けられたものではありません。会社ごとの運営にしたがって、役職が決まっています。一般的な役職の序列は、次のとおりです。

1. 代表取締役
2. 会長
3. 社長
4. 副社長
5. 専務
6. 常務
7. 本部長
8. 部長
9. 次長
10. 課長
11. 係長
12. 主任
13. 一般

※代表取締役、会長、社長は兼任されている場合もあります

ただ、最近では「CEO（最高経営責任者）」や「COO（最高執行責任者）」などの役職で表記する会社も多くなりました。そのため、必ずしも上記のような序列でないことは注意しましょう。あらかじめ取引先の役職を調べておくのも、有効な手段です。

公務員の役職の序列は、法律・政令のルールで決まっています。名刺交換についても、基本的には次のとおりの順番で行うようにしましょう。

1. 事務次官
2. 局長
3. 部長
4. 課長
5. 室長
6. 課長補佐
7. 係長
8. 係員

ただ、公務員といっても、機関によって役職の名称が異なることがあります。上記の序列は基本的ではありますが、あらかじめ確認しておきましょう。

名刺交換をする際は、相手に失礼のないようにしなければいけません。ここでは、名刺交換をする際の注意点を5点解説します。

1. 名刺切れがないようにする
2. 名刺入れは必ず用意しておく
3. 名刺入れは常に整理しておく
4. 会社名や名前、ロゴが見えるようにする
5. 読み方がわからない場合は確認する

名刺交換をするはずなのに名刺が切れてしまっていると、相手に悪い印象を持たれてしまうかもしれません。「名刺切れ＝普段から管理ができていない」というイメージにつながってしまうためです。名刺切れを起こさないためにも、常に名刺入れの中を確認しましょう。

名刺入れには、名刺が取り出しやすい数だけ入れておきます。名刺の入れ過ぎは、名刺を取り出す際のトラブルになるので注意が必要です。

名刺入れの代わりに、定期入れや財布を利用することは一般的にマナー違反です。相手からの印象も、悪くなってしまいますので、名刺入れは必ず用意しましょう。

しかし、名刺入れならどのようなものでも良いわけではありません。見た目や使いやすさなど、名刺交換のことをイメージしながら選ぶことをおすすめします。

名刺入れの中は、常に整理しておきましょう。名刺を取り出す際に、相手に名刺入れの中身を見られてしまう場合があります。その際、名刺入れの中が整理できていないと悪い印象を持たれかねません。過去に受け取った名刺や関係ないものなど、不要なものが入っていないようにしておきましょう。

名刺交換の際は、名刺の会社名や名前、ロゴが手で隠れないように注意しましょう。名刺を渡す際は、会社名や名前が読めるようにします。また、受け取った名刺の会社名や名前に指を置くと、失礼だと思われかねません。必ず名刺の端を持って、名刺交換するようにしましょう。

名刺交換をしていると、稀に名前や社名の読み方がわからないケースがあります。このような場合は、わからないままにせず、相手に読み方を確認しましょう。ここで確認しておかないと、大切な商談の際に読み方を誤ってしまうかもしれません。相手に失礼のないよう、確認できるときに確認しておきましょう。

名刺入れは名刺交換において、大切なアイテムです。そのため、名刺とともに必ず名刺入れは揃えておきましょう。選ぶポイントは見た目や使いやすさですが、だからといって必ずしも高価なものを選ぶ必要はありません。今では、オンラインショップなどで安価でさまざま名刺入れが販売されています。見た目や使いやすさを意識しつつ、選ぶようにしましょう。