異動が決まった時の挨拶の方法は、対面のほかにメール・電話・挨拶状などがあります。誰にどの方法で挨拶するという明確な決まりはありませんが、直接会って挨拶をする方が感謝の気持ちがより伝わりやすく、丁寧で礼儀をわきまえた印象になるでしょう。

特に、お世話になった上司や一緒に仕事をしていた同僚などには、顔をあわせて挨拶をするのが基本です。自分が異動することで引き継ぎなど業務に影響がある人たちには、できるだけ速やかに異動の事実を伝えましょう。

また、社外の人でも、特に重要な取引先や顧客など、関係性が深い場合は直接挨拶をするに越したことはありません。ただし、社外への挨拶は挨拶状を送るなど会社の方針が決まっていることもあるので、確認したうえで行いましょう。

このように、お世話になった人への挨拶はできるだけ直接するのが望ましいのですが、コロナ禍という事情があったり、時間がとれずタイミングがあわなかったりして、異動日までに会えないこともあります。そういう場合は、メールや電話で挨拶をしても失礼にはあたりません。

異動の挨拶には、以下の内容を盛り込むと良いでしょう。

・具体的な異動日や異動先
・相手とのエピソード
・異動先での意気込み
・後任の紹介や引き継ぎ内容（必要な場合）
・感謝やお礼の気持ち

どんな挨拶の方法でも、上記の内容を盛り込むことによって、異動日や異動先、後任や引き継ぎなど、業務上必要なことが伝わりますし、感謝やお礼も伝えることができます。特にエピソードは、相手と共有できる思い出深いものにすると、親しみや丁寧さが伝わり、異動後もより良い関係性が保たれるでしょう。

スピーチで挨拶をする場合、2～3分で話せるように伝えたいことをまとめます。スピーチは大勢の人に向けての挨拶になるので、エピソードは誰もが知っているものや、多くの人が関わったものを選ぶと良いでしょう。

また、愚痴や不満などネガティブな発言はもちろんですが、「もっとやりたいことがあった」「経験を積みたかった」というような思いからの発言も、周囲の人を心配させることになりかねないので控えた方が良いでしょう。

前向きな挨拶にするためにも、異動先での意気込みをアピールしたり、これまで以上に頑張るという姿勢を見せるなどして、悲しい別れとならないように心がけましょう。締めの言葉は、これまでお世話になったことへの感謝を述べると印象が良くなります。参考として、以下にスピーチでの挨拶文の例を紹介します。

お世話になった方への挨拶は、全員にまとめてではなく、個別に送るのが望ましいです。できる限り「CC」や「BCC」の使用、社内メールの一斉送信などは避けるようにしましょう。テンプレートを使ったような文章も心がこもっていないと思われかねないので、避けた方が良いでしょう。また、文中では直接挨拶できない非礼を詫びる文言をプラスすることも忘れないようにしましょう。

【上司宛ての挨拶例文】
直属の上司であれば、異動についてはもちろん後任についてもすでに知っているはずですが、挨拶に盛り込むべき内容は一通り入れておくに越したことはありません。また、上司にはひときわお世話になっているものなので、しっかりと感謝やお礼を伝えましょう。

【同僚宛ての挨拶例文】

同僚宛ての場合、親しい間柄だとしても礼儀やマナーは意識しましょう。友達のようにフレンドリーに接していた相手だとしても、丁寧な言葉を使って挨拶をすることをおすすめします。

【取引先宛て挨拶例文】

取引先には後任の担当者とともに訪れ、後任の紹介や引き継ぎをするのが好ましいですが、それができない場合はメールで挨拶し、今まで見てきた例と同様に、非礼を詫びる文言をプラスしましょう。また、先方が今後の取り引きに対して不安にならないよう、後任の情報をしっかりと記載します。念のため、自身の異動先の情報も記載しておくと丁寧でしょう。

スピーチをした場合でも、必要に応じてメールを送りましょう。スピーチは部署や社内全体に向けての挨拶なので、個人的な感謝やお礼を伝えることははばかられます。スピーチだけでは感謝やお礼を言い足りないと感じる相手がいる場合は、伝えたい思いを込めてメールでも挨拶をすると良いでしょう。特にお世話になった人には、スピーチをしたとしても個別にメールも送った方が丁寧です。

また、スピーチで挨拶をする場合、その日に伝えたい人が全員出勤しているとも限りませんし、業務の都合などで聞いてもらえるとも限りません。スピーチの場にいなかった人にも、挨拶をしていないと失礼に当たる場合があるので、メールで伝えると良いでしょう。

自分が異動するのではなく、上司や同僚が異動となり挨拶メールが届くこともあります。メールの返信では、これまでの感謝や新しい場所での活躍を祈る気持ちを伝えます。親しい人が異動すると悲しくなるかもしれませんが、そういう場合でも相手を応援する気持ちを持ち、前向きで明るい内容にするのが良いでしょう。

また、異動の挨拶メールもビジネスメールの一種なので、返信はできるだけ早く送りましょう。

異動が決まると引き継ぎや残務処理などによって忙しくなりますが、上司や同僚など社内だけでなく、取引先や顧客など社外への挨拶も忘れてはなりません。特にお世話になった人への感謝やお礼は、普段はなかなか言えないことを伝える良い機会です。直接挨拶する場合も、メールで挨拶する場合も、「また一緒に仕事がしたい」と思ってもらえ、異動後も良い関係性を築いていけるような丁寧な挨拶を心がけましょう。